제안서 PT작성 꿀팁

제안서 PT 작성 꿀팁

PT슬라이드는 발표자를 위한 것이 아니라 고객을 위한 것입니다.

컨설팅 현장에서 본 대부분의 PT슬라이드는 메시지 전달에 실패하고 있는데요. 가장 큰 원인은 슬라이드가 제안서 같기 때문인 것 같습니다. 제안서처럼 모든 슬라이드에 헤드 메시지가 적혀있고 깨알 같은 글씨들로 가득 채워져 있습니다. 당연히 평가위원들은 다 읽을 수 없습니다. 그리고 발표자들도 그들이 다 읽지 않는다는 사실을 알고 있고요. 이 사실을 알면서도 왜 그렇게 만들까요?

고객을 위한 슬라이드를 만들려면 최소한 PT발표 3일 전에는 완성하여 완전히 그 내용을 숙지하고 있어야 겠죠. 그리고 슬라이드를 읽지 않고 프레젠테이션 하는 스킬과 원리를 이해하고요. 그렇다면 고객을 위한 슬라이드는 어떻게 만들어야 하는지 알아보도록 하죠.

 

핵심 메세지만 그래픽 화하라

그래픽은 강조 효과가 있다는 점을 항상 명심하셔야 합니다. 그러므로 중요하지 않은 기능을 설명하는 데 그래픽을 사용하면 핵심 메시지가 왜곡되거나 약화될 우려가 있다는 것을 생각하시기 바랍니다.

 

시선 중력의 법칙

통상적으로 PT슬라이드는 위에서 아래로, 좌에서 우로 작성합니다. 우리의 시선은 오랜 기간에 걸쳐서 이렇게 훈련되어 왔기 때문에 이 원칙을 어긴 슬라이드를 보면 불편하거나 긴장하게 된다고 합니다. 따라서, 예외적으로 가운데 원이 있다거나 화살표가 아래에서 위로 그려진다거나 하는 것은 강조의 역할을 할 수 있으나 이를 전 슬라이드에 걸쳐 사용했을 경우에는 평가자에게 불편함만 주게 된다는 것을 명심하시기 바랍니다.

 

6X6 법칙

슬라이드에 들어가는 텍스트는 최대 6줄이어야 하고, 1줄에 6단이 넘어가면 안 됩니다. 이 6X6 원칙은 반드시 준수해야 합니다.

우리가 한 슬라이드에 많은 내용을 담으려고 하는 이유는 슬라이드 장수를 줄여 발표 시간을 맞추기 위해서입니다. 그러나 6X6원칙 때문에 슬라이드 개수가 늘어난다고 해서 발표 시간이 길어지는 것은 결코 아닙니다. 발표 시간은 슬라이드 개수가 아니라 스크립트 분량에 의해서 결정되기 때문입니다.

한 장의 슬라이드에 지나치게 많은 내용을 넣으면 오히려 핵심이 흐려져 내용 전달에 실패할 수 있음을 명심하세요.

 

하나의 슬라이드에는 하나의 메시지

하나의 슬라이드에는 하나의 핵심 메시지만을 담아야 합니다. 하나의 슬라이드에 여러 개의 내용을 담게 되면 시선과 의식이 분산되어 전달력이 약해지겠죠.

 

컬러에 주의를 기울여라

한 슬라이드에 색깔이 너무 많으면 무엇 하나 강조하기 어렵습니다. 색깔로 특정 메시지를 강조하기 위해서는 3가지 색을 넘으면 안된다는 것이 시각디자인 전문가들의 견해입니다.

 

일관성을 유지해라

각 슬라이드는 일관된 템플릿과 색깔의 통일감 속에서 변화를 주어야 내용 전달과 신뢰성 확보에 유리합니다. 일관성을 유지하기 위해서는 제목을 붙이거나 색상을 통일할 필요가 있습니다.

 

Q&A를 지배해라

Q&A는 프레젠테이션보다 영향력 측면에서 더 중요합니다. 왜냐하면 정확한 답변을 통해 평가자들에게 자신감을 보여주고 신뢰를 줄 수 있기 때문입니다. Q&A가 중요한 이유는 다음과 같습니다.

 

• 중요한 메세지를 다시 강조할 수 있는 기회이다.
• 고객들이 메세지를 명확히 이해하도록 돕는다.
• 우리의 솔루션이 니즈에 부합한다는 것을 확인시켜 줄 수 있는 추가적인 기회이다.
• 프레젠테이션의 성공 여부를 측정할 수 있다.

적대적인 질문은 응대시간을 최소화해라

제안 프레젠테이션에서 적대적인 질문을 하는 사람을 속칭 '저격수'라고 합니다. 저격수를 어떻게 다루느냐가 승부의 핵심이라고 할 수 있는데요. 저격수의 적대적인 질문에 응대할 때 가장 중요한 것은 시간을 최소화하는 것입니다. 시간이 길어질수록 불리하므로 절대 반박하면 안 됩니다.

명확한 답을 제시할 수 없을 때는 질문에 대한 재진술과 대답의 만족 여부를 묻는 확인 질문은 하지 않는 것이 좋습니다. 적대적인 평가자가 우리 대답에 만족스러워할 리가 없기 때문입니다.

제안 프레젠테이션과 일반 비즈니스 프레젠테이션은 전혀 다릅니다. 제안 프레젠테이션은 철저하게 승부에 초점이 맞추어져 있어야 하므로 세련될 필요도 없죠. 궁극적으로 좋은 점수를 얻으면 그것이 바로 성공적인 제안 프레젠테이션이라고 할 수 있습니다. 세련미, 논리성 같은 것은 모두 이기기 위해서 제한적으로 필요한 부분일 뿐입니다.